Claves para Elegir El Sistema de Gestión de Almacenes o WMS Adecuado

Seguir estas pautas puede aumentar sus posibilidades de una implementación exitosa de WMS.

El proveedor de soluciones de cadena de suministro MVP utiliza un sistema de logística SGA (WMS) para ejecutar «de manera eficiente y precisa» sus 500.000 pies cuadrados de espacio de almacén, que atiende a unos 40 clientes, dice Dirk Updike, vicepresidente de operaciones. El WMS controla la recepción y almacenamiento del producto

Cuando llega el momento de recoger los artículos, el sistema indica a los empleados del almacén, que utilizan dispositivos portátiles, que tomen las rutas más eficientes hacia las ubicaciones adecuadas. El WMS mejora la eficiencia del almacén en aproximadamente un 40% en comparación con un entorno estándar sin RFID, señala Updike.

A medida que las cadenas de suministro se vuelven más complejas y los plazos de entrega se aceleran, la información se vuelve cada vez más crítica para una gestión eficaz de la cadena de suministro. Eso está impulsando el papel de las soluciones WMS. Un WMS robusto puede ayudar a las empresas a aprovechar los datos y operar de manera más eficiente.

«En la cadena de suministro digital emergente, un sofisticado sistema de gestión de almacenes es clave», dice Thomas Boykin, líder especialista en cadena de suministro de Deloitte Consulting.

Se espera que el mercado de WMS crezca a una tasa anual compuesta del 16% hasta 2025, según informes de Grand View Research. Junto con las cadenas de suministro cada vez más digitales, el salto en el comercio electrónico, que aumenta la importancia de la visibilidad de la cadena de suministro, está impulsando el crecimiento.

«Si su sitio web dice que tiene inventario, debe asegurarse de tener disponible el producto correcto en el momento adecuado», dice Wanda Riddick Johnson, maestra especialista en DC de Deloitte. Las soluciones WMS pueden proporcionar esto.

La pandemia ha acelerado estos cambios. «COVID impulsó el comercio electrónico por más de cinco años», dice Ed Troianello, presidente de Quality Software Systems, un proveedor de soluciones de almacenamiento.

Si bien los sistemas de gestión de almacenes pueden proporcionar muchos beneficios, implementar uno conlleva riesgos. «Un WMS puede poner a una empresa fuera del negocio si es el proveedor o la solución equivocados, o puede impulsar un negocio por delante de la competencia», dice John Reichert, director senior de soluciones SCE de Tecsys, un proveedor de tecnología de cadena de suministro. 

Siga estos pasos para una implementación exitosa de WMS:

Sepa cuándo necesita un WMS

El tamaño puede influir en la necesidad de un WMS; es más probable que las operaciones más grandes se beneficien de una solución. Sin embargo, la complejidad del almacén, que generalmente es el resultado de los tipos de unidades que se manejan y la cantidad de procesos, impulsa con mayor frecuencia la decisión, dice Dan Gilmore, director de marketing de Softeon, un proveedor de soluciones de cadena de suministro.

El picking “eaches”, típico de las ventas de comercio electrónico, tiende a ser más complejo que las operaciones de pallets. De manera similar, múltiples tipos de productos, por ejemplo, una combinación de aquellos que requieren refrigeración o congelación, también aumentan la complejidad.

Si la única forma de cumplir consistentemente con los requisitos de servicio es agregando empleados de almacén, también es hora de considerar un WMS, dice Boykin.

Cuando los productos son críticos para el siguiente eslabón de la cadena de suministro, como los componentes necesarios para mantener en funcionamiento una planta de fabricación, es posible que se necesite un WMS para impulsar la precisión y el cumplimiento oportuno. Lo mismo ocurre con los productos esenciales, como muchos dispositivos médicos.

Sin embargo, antes de invertir en un WMS, evalúe si puede abordar de manera más rentable los desafíos aprovechando las funciones no utilizadas en los sistemas existentes o mediante complementos de terceros, aconseja Tom Singer, director de Tompkins International, una empresa de consultoría de cadena de suministro.

Un WMS puede proporcionar una variedad de capacidades

“Un WMS tiene la capacidad de optimizar las operaciones diarias del almacén y proporcionar más eficiencia para maximizar la satisfacción del cliente”, dice Allyson Griffin, director de la industria de Oracle. Al proporcionar visibilidad en tiempo real del inventario, un WMS puede reducir los desabastecimientos y mejorar el servicio al cliente.

También puede crear rutas de selección más eficientes, aumentando la rotación de inventario y reduciendo los costos de mantenimiento de inventario. La lógica robusta dentro de un WMS puede agilizar la entrada, el almacenamiento y el picking, entre otros procesos.

Un WMS puede mejorar la productividad al reducir las operaciones basadas en papel e implementar tareas dirigidas por el sistema que asignan trabajadores en función de las tres P: permiso, prioridad y proximidad. 

Si un palé debe pasar del almacenamiento al picking, el WMS puede evaluar la prioridad de este trabajo, evaluar qué trabajadores tienen la capacidad de moverlo e identificar a los más cercanos al palé. Esta inteligencia reduce los tiempos de ciclo de los pedidos y los errores.

Al mismo tiempo, intentar aprovechar todos los beneficios que ofrece un WMS puede conducir a un proyecto difícil de manejar e interminable. Por lo general, es más eficaz centrarse en las funciones que mejorarán las operaciones específicas del almacén. 

Deje que las empresas lideren el proyecto

Las implementaciones exitosas de WMS tienden a ser lideradas por las unidades de negocios, en lugar de TI. Las unidades de negocio deben determinar conjuntamente cómo debe funcionar el sistema para ellas y el impacto en sus operaciones.

Evalúe su presupuesto

“Cualquier organización que tenga la intención de meterse en el mercado de WMS debe saber en qué extremo del grupo nadar”, dice Singer. Identificar el mejor proveedor y solución de WMS requiere una inversión de tiempo y energía.

Las soluciones de Nivel 3 menos costosas en su mayoría rastrean y confirman lo que se recibió, seleccionó y envió. Un escalón más arriba, muchas soluciones de Nivel 2 pueden proporcionar trabajo dirigido para la recepción, almacenamiento y reposición de existencias, así como cierta optimización del trabajo. Muchos ofrecen capacidades de generación de informes y portales de clientes. Sin embargo, algunas funciones pueden estar limitadas.

Las soluciones de nivel 1 se destacan por “su profundidad y calidad”, dice Troianello. Proporcionan controles más sofisticados sobre los flujos de pedidos, las asignaciones de mano de obra y las capacidades de previsión, al tiempo que ofrecen tiempos de respuesta sólidos en todos los volúmenes de transacciones. Por otro lado, suelen ser costosos de licenciar e implementar.

Evalúe las capacidades de generación de informes

“El valor real de los informes es la capacidad de ver lo que está sucediendo en el piso del almacén a medida que se desarrolla”, dice Singer. Con ese fin, los mejores informes de su clase deben proporcionar una vista de comando y control de las actividades del almacén, de modo que los problemas se puedan identificar y abordar rápidamente. La solución debe proporcionar la capacidad de profundizar en los detalles e identificar acciones para abordar los desafíos.

Pregunte sobre el «tiempo para valorar»

Una vez que las empresas instalan un WMS, por lo general necesitan algo de tiempo para aumentar y capturar ganancias de productividad antes de ver un retorno de la inversión. Esto puede variar de un mes a un año, o más. “Al verificar las referencias, pregunte qué tan rápido fue el tiempo de valoración”, agrega Gilmore.

Compruebe las soluciones de inteligencia empresarial

La inteligencia empresarial (BI) puede ayudar a que una operación mire hacia adelante y hacia atrás. “BI sigue siendo importante para mirar en el espejo retrovisor para mejorar mañana”, dice Jon Kuerschner, vicepresidente de consultoría de cadena de suministro de Körber Supply Chain. La gerencia puede usar los datos para identificar tendencias, realizar análisis de período tras período e identificar pasos de acción.

La inteligencia empresarial también es clave para pronosticar cambios futuros, como las fluctuaciones estacionales de existencias. “Se está volviendo más importante a medida que aumenta la cantidad de datos de una operación”, dice Jarrett Leesch, vicepresidente senior de desarrollo comercial internacional y ventas de Körber.

Confirme las conexiones más allá de las paredes del almacén

Debido a que un almacén necesita cada vez más conectarse con los otros eslabones de la cadena de suministro, también lo hace un WMS. Por ejemplo, ¿puede un WMS incorporar comentarios de los clientes sobre las ventas, para que el almacén pueda ajustar su programa de envío? “Nos dirigimos a conectar almacenes y centros de distribución a lo largo de la cadena de suministro”, dice Boykin.

Considere la experiencia del proveedor en su industria

Si bien la falta de experiencia en la industria puede no ser un factor decisivo, tener experiencia puede proporcionar una ventaja. “La experiencia probada de los proveedores en la industria ayuda a garantizar que la funcionalidad necesaria esté disponible sin modificaciones personalizadas”, dice Singer. Además, el éxito de un proveedor en una industria generalmente lo lleva a desarrollar más funcionalidades para esa vertical.

Evalúe la ruta de actualización

Si bien un WMS puede mejorar las operaciones del almacén casi desde el principio, el valor real tiende a acumularse con el tiempo, ya que las organizaciones revisan continuamente sus procesos. Eso requiere una ruta de actualización sólida. “Cada WMS tiene una ruta de actualización, pero a veces son tan onerosos que las empresas no se molestan en hacerlo”, dice Troianello. Antes de elegir una solución, revise la ruta de actualización.

Evalúe el compromiso del proveedor

Junto con una tecnología sólida y confiable, una implementación exitosa a menudo depende de la relación con el proveedor. Reichert sugiere evaluar varios atributos, incluido qué tan receptiva y comprometida es la empresa, y si está interesada en encontrar la solución óptima, incluso si eso significa vender menos de sus propios productos.

Entrene y ajuste el plazo

El entrenamiento minucioso es clave. Si los usuarios no comprenden completamente cómo funciona el WMS, es más probable que vuelvan a sus antiguas formas de procesamiento cuando surja un problema. Además, no tenga miedo de retrasar una fecha límite de implementación para hacerlo bien.

Mejorar continuamente

Para obtener el mayor beneficio para cualquier sistema de gestión, ya sea un WMS o un sistema de gestión de patio, establezca un equipo de mejora continua que pueda identificar e implementar formas de aprovechar aún más las funciones del sistema. Después de todo, una vez que realiza la inversión en un WMS, tiene sentido obtener todo lo posible de él.